Gouvernance et CA

1.1.00 Localisation

1.1.01 Le siège social de la Société du patrimoine et de l’histoire de Terrebonne (SPHT), ci-après nommée Société, est situé à Terrebonne en conformité avec ses lettres patentes. 

2.1.00 Statut des membres

2.1.01 La Société est composée de membres qui se conforment aux buts et objectifs de la Société.

2.2.00 Classification des membres

2.2.01 (Amendé le 12 mai 2011, amendé le 11 février 2016) La Société est composée de cinq types de membres : les membres honoraires, les membres institutionnels, les membres donateurs, les membres chercheurs et les membres ordinaires.

2.2.02 (Amendé le 22 mars 2018) Le titre de membre honoraire à vie est conféré par la Société avec l’assentiment de l’assemblée générale à toute personne digne d’être honorée.

2.2.03 (Ajouté le 12 mai 2011) Le statut de membre institutionnel est réservé à l’entreprise, l’organisme ou l’institution publique ou privée qui a payé sa cotisation.

2.2.04 Supprimé le 22 mars 2018

2.2.05  (Ajouté le 11 février 2016) Le titre de membre donateur est réservé pour deux ans à la personne ou à l’institution qui fait un don d’une valeur égale ou supérieure à 500$.

2.2.06 (Ajouté le 11 février 2016) Le titre de membre chercheur est conféré au membre ordinaire qui assume les frais annuels additionnels pour accéder à la salle de consultation, aux documents et aux bases de données de la Société.

2.2.07 Le titre de membre ordinaire est conféré à toute personne qui a payé sa cotisation.

2.3.00 Droits des membres

2.3.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’admission au titre de membre ordinaire de la Société confère tous les droits et privilèges reconnus par la Société, c’est-à-dire le droit de vote aux assemblées, le droit d’être élu au Conseil d’administration, les réductions sur le prix des publications et les droits d’entrée aux activités, et tout autre droit ou privilège adopté par le conseil d’administration.

3.1.00 Généralités

3.1.01 (Amendé le 15 mai 2014, 22 mars 2018) La Société est constituée des organes directeurs suivants : le conseil d’administration et l’assemblée générale.

3.2.00 Le conseil d’administration

3.2.01 (Amendé le 15 mai 2014 et le 23 mai 2024) Le conseil d’administration (ci-après le conseil) est composé de neuf (9) administrateurs auxquels s’ajoute un administrateur désigné. Il exerce les pouvoirs qui lui sont dévolus en vertu de la Loi sur les compagnies ou qui sont prévus dans les présents règlements généraux. L’administrateur désigné possède les mêmes pouvoirs que les autres administrateurs, sauf qu’il n’a pas le droit de vote. 

3.2.02 Le C.A. est responsable devant l’assemblée générale.

3.3.00 Les officiers du conseil d’administration

3.3.01 (Amendé le 15 mai 2014, le 22 mars 2018 et le 23 mai 2024) Le conseil comprend quatre officiers, soit le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. L’administrateur désigné ne peut être l’un des officiers.

3.3.02 Supprimé le 22 mars 2018

3.3.03 Supprimé le 22 mars 2018

3.3.03 (Ajouté le 22 mars 2018) Le président agit à titre de président de la Société et de président du conseil. Il préside donc les réunions du conseil et les assemblées. Il représente la Société en toute occasion. Il en est le porte-parole officiel, mais il peut mandater tout autre membre du conseil pour ce faire. Il exerce toutes les fonctions afférentes d’une façon générale à tel poste et toute autre fonction que peut lui assigner le conseil.

3.3.04 (Ajouté le 22 mars 2018) Le vice-président exerce, au besoin, toutes les fonctions du président lorsque ce dernier est absent ou incapable d’agir. Il exerce toute autre fonction que lui assigne le conseil.

3.3.05 (Ajouté le 22 mars 2018) Le secrétaire agit comme secrétaire aux réunions du conseil et aux assemblées. Il transmet tous les avis de convocation conformément au règlement et aux instructions qu’il reçoit des officiers compétents. Il a la garde des procès-verbaux, des archives de la Société, il doit les tenir à jour et les produire sur demande d’un de ses membres, et en permettre la consultation aux membres qui en font la demande. Il signe avec le président, ou avec le vice-président, tous les documents qui requièrent sa signature. Il exerce toute autre fonction que lui assigne le conseil.

3.3.06 (Ajouté le 22 mars 2018) Le trésorier a la charge de l’argent, des fonds et des valeurs de la Société et il doit les déposer au nom de celle-ci dans une institution financière que désigne le conseil. Il est responsable de l’utilisation des sommes prévues précédemment, conformément au budget adopté par le conseil et selon les autorisations des administrateurs. Il a la garde des livres où sont enregistrées les opérations financières et les affaires de la Société, ainsi que la garde de tout document s’y rapportant; il doit les tenir à jour et les produire au conseil sur demande d’un de ses membres, et en permettre la consultation aux membres qui en font la demande.

3.3.07 (Ajouté le 23 mars 2023) Le directeur général, sous l’autorité du Conseil d’administration, est responsable de la gestion quotidienne de la Société. Il assume toutes les fonctions que lui attribue le Conseil d’administration.

3.4.00 L’assemblée générale

3.4.01 L’assemblée générale est composée de tous les membres en règle de la Société.

3.4.02 Supprimé le 22 mars 2018

3.4.03 (Amendé le 15 mai 2014 et 23 mars 2023) L’assemblée générale tient au moins une réunion annuelle dans les cinq (5) mois suivant la fin de l’exercice financier.

3.4.04 (Amendé le 15 mai 2014 et le 23 mai 2024) Sauf à l’égard de l’administrateur désigné, l’assemblée générale élit les administrateurs selon les procédures fixées à l’article 4.1.01 du présent règlement. L’administrateur désigné est nommé par la conseil d’administration.

3.4.05 (Amendé le 15 mai 2014, le 11 février 2016 et le 22 mars 2018) L’assemblée générale possède les pouvoirs et les responsabilités qui lui sont dévolus en vertu de la Loi sur les compagnies ou qui sont prévus dans les présents règlements généraux. Notamment, elle

• désigne un vérificateur externe sur recommandation du conseil
• ratifie les règlements proposés par le conseil
• reçoit le rapport annuel des administrateurs
• reçoit les états financiers adoptés par le conseil
• ratifie les changements à la charte de Société et sa dissolution.

3.5.00 Les mandats

3.5.01 (Amendé le 15 mai 2014 et le 23 mai 2024) Le mandat de chacun des membres du C.A. est de trois ans; il se termine lors de l’élection des nouveaux membres. Le mandat de l’administrateur désigné est d’une année et débute au moment de sa nomination.

3.5.02 (Amendé le 15 mai 2014) Tout poste laissé vacant est comblé de façon intérimaire jusqu’à la fin du mandat par une résolution du C.A. Si le remplacement excède une année, l’assemblée générale doit entériner la décision du C.A. À défaut, l’assemblée procède à une élection pour combler le poste vacant jusqu’à la fin du mandat. Ce remplacement intérimaire n’a pas pour effet de prolonger le mandat en cours, ni de modifier la séquence de renouvellement des groupes de conseillers.

3.5.03 Il ne peut y avoir cumul de postes électifs sauf dans le cas d’un poste laissé vacant.

4.1.00 Élections

4.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’élection des membres du C.A. se fait lors de l’assemblée générale annuelle selon les procédures suivantes :

• l’assemblée choisit un président et un secrétaire d’élection;
  le secrétaire d’élection présente la liste des candidatures soumises selon la règle établie à l’article 4.1.02 ;
• si le nombre des candidatures excède le nombre de postes à combler, l’assemblée tient un vote secret sur les bulletins préparés à cet effet ;
• le secrétaire d’élection recueille les bulletins de vote ;
• le président et le secrétaire d’élection procèdent au décompte des votes et déterminent les membres élus.

4.1.02 (Ajouté le 15 mai 2014, amendé le 22 mars 2018) La mise en candidature à un poste d’administrateur doit être faite selon la procédure suivante :

• le candidat doit compléter le formulaire officiel disponible sur le site internet ou au siège social de la Société;
• le candidat doit être un membre en règle de la Société ;
• il doit obtenir l’appui écrit d’au moins un membre en règle de la Société ;
• il doit faire parvenir son formulaire au siège social de la Société au plus tard 7 jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ;
• le conseil établit la liste des candidats aux postes d’administrateur à combler  en fonction des critères de sélection qu’il adopte;
• s’il y a plus de candidatures que de postes à combler, l’assemblée générale procède à une élection;
• s’il y a autant de candidatures qu’il y a de postes à combler, les candidats sont déclarés élus ;
• s’il y a moins de candidatures que de postes à combler, le président d’élections peut faire un appel de candidatures lors de la tenue de l’assemblée générale – les candidats doivent alors compléter le formulaire et obtenir un appui sur place.

4.2.00 Convocation et avis de convocation

4.2.01 Les réunions du C.A. et les réunions extraordinaires de l’assemblée générale sont convoquées par le secrétaire à la demande du président ou, à défaut, par au moins trois membres de la Société.

4.2.02 Toute réunion extraordinaire de l’assemblée générale doit être signifiée au moins 48 heures à l’avance à tous les membres.

4.2.03 (Ajouté le 15 mai 2014) Toute assemblée générale doit être convoquée par un avis écrit indiquant la date, l’heure et l’endroit. Le délai de convocation de toute assemblée générale est d’au moins quinze (15) jours.

4.3.00 Les quorums

4.3.01 (Ajouté le 15 mai 2014) Le quorum du C.A. est fixé à la majorité absolue (50% + 1) des membres.

4.3.02 Le quorum de l’assemblée générale est fixé au nombre des membres présents.

4.3.03 Supprimé le 22 mars 2018

5.1.00 Année fiscale

5.1.01 (Amendé le 15 mai 2014) L’année fiscale est comprise entre le premier janvier et le trente et un décembre.

5.2.00 Cotisation

5.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Toute cotisation est payable avant l’assemblée générale annuelle.

5.2.02 (Supprimé le 11 février 2016, remplacé par 5.2.03 ) La cotisation d’un membre ordinaire couvre une année ou une partie d’année si perçue après l’échéance.

5.2.03 Supprimé le 11 février 2016

5.2.04 Supprimé le 11 février 2016

5.2.05 Supprimé le 11 février 2016

6.1.00 Généralités

6.1.01 (Amendé le 15 mai 2014 et le 22 mars 2018) Aucun membre de la Société ne peut engager la Société par un écrit, une publication ou par tout autre moyen technique de communication et de diffusion sans avoir obtenu l’autorisation formelle de la Société par son conseil d’administration.

6.2.00 (Ajouté le 15 mai 2014) Reproduction de documents

6.2.01 (Amendé le 15 mai 2014) Tout document, logo ou autre, produit par la Société ne peut être reproduit par quelques moyens que ce soit sans l’autorisation écrite du secrétaire de la Société.

6.3.00 (Ajouté le 15 mai 2014) Collaboration à des projets

6.3.01 (Ajouté le 15 mai 2014) Le logo officiel PHT et la mention « en collaboration avec la Société du patrimoine et de l’histoire de Terrebonne (SPHT) » doivent être mis bien en évidence sur les affiches, communiqués, documents promotionnels, etc. de tout projet d’organisme auquel contribue ou collabore la Société.

7.1.00 Généralités

7.1.01 (Modifié le 23 mai 2024) Les lettres patentes et les règlements généraux de la Société peuvent être amendés lors de l’assemblée générale annuelle ou lors d’une assemblée générale extraordinaire dûment convoquée à cet effet. Chaque amendement doit être présenté par écrit avec un avis préalable de quinze jours.

7.1.02 (Ajouté le 15 mai 2014 et modifié le 23 mai 2024) Pour être valide, tout amendement aux lettres patentes ou aux règlements généraux, et toute résolution de dissolution de la Société doit obtenir les deux tiers des votes lors de l’assemblée générale dûment convoquée à cet effet.

7.1.03  (Ajouté le 22 mars 2018) Contrats. Les contrats et autres documents requérant la signature de la Société sont au préalable approuvés par le conseil, et sur telle approbation sont signés par les personnes désignées par le conseil, habituellement le président et le secrétaire.

7.1.04 (Ajouté le 22 mars 2018) Livres de comptabilité. Le conseil fait tenir par le trésorier ou sous son contrôle, des livres de comptabilité dans lesquels sont inscrits les recettes, les déboursés de la Société, les biens détenus par celle-ci, ses dettes et obligations de même que toutes ses transactions financières.

7.1.05 (Ajouté le 22 mars 2018) Vérification. Les livres et les états financiers de la Société sont vérifiés chaque année et aussitôt que possible après la fin de l’exercice financier, par une firme comptable nommée à cette fin par l’assemblée.

Ratifié initialement lors de l’assemblée générale annuelle du 03 mai 2009

Dernières modifications le 23 mai 2024

Article 1

Les valeurs fondamentales auxquelles le conseil d’administration de la Société du patrimoine et de l’histoire de Terrebonne (PHT), ci-après nommée Société, adhère sont les suivantes:

• la compétence : l’administrateur s’acquitte de ses devoirs avec professionnalisme. Il met à contribution ses connaissances, ses habiletés et son expérience dans l’atteinte des résultats visés. Il est responsable de ses décisions et de ses actes ainsi que de l’utilisation judicieuse des ressources et de l’information mises à sa disposition;
• l’impartialité : l’administrateur fait preuve de neutralité et d’objectivité. Il prend ses décisions dans le respect des règles applicables et en accordant un traitement équitable à tous ceux avec qui il est en relation. Il remplit ses devoirs sans considérations partisanes;
• l’intégrité : L’administrateur se conduit de manière juste et honnête. Il évite de se mettre dans une situation où il se rendrait redevable à quiconque pourrait l’influencer indûment dans l’accomplissement de ses devoirs;
• la loyauté : L’administrateur est conscient qu’il est un représentant dela Société. Il s’acquitte de ses devoirs dans le respect des orientations et décisions prises par ses instances;
• le respect : L’administrateur manifeste de la considération à l’égard de toutes les personnes avec lesquelles il interagit dans l’accomplissement de ses devoirs. Il fait preuve de courtoisie, d’écoute et de discrétion à l’égard des personnes avec lesquelles il entre en relation dans l’accomplissement de ses devoirs. Il fait également preuve de diligence et évite toute forme de discrimination.

Article 2

Le présent Code a pour objet de préserver et de renforcer la confiance dans l’intégrité et l’impartialité de la Société, de favoriser la transparence au sein de la Société et de responsabiliser ses administrateurs.

Article 3

Le Code énonce les normes d’éthique et les règles de déontologie visant à baliser les comportements des administrateurs de la Société.

Article 4

L’administrateur est tenu, dans l’exercice de ses fonctions, de respecter les principes d’éthique et les règles de déontologie prévus au présent Code, tant qu’il demeure administrateur et même après qu’il ait quitté ses fonctions, le cas échéant. Il doit également agir avec bonne foi, compétence, prudence, diligence, efficacité, assiduité, équité, impartialité, honnêteté, intégrité et loyauté dans l’exercice de ses fonctions.

Article 5

L’administrateur doit, en cas de doute, agir selon l’esprit de ces principes et de ces règles. Il doit de plus organiser ses affaires personnelles et professionnelles de telle sorte qu’elles ne puissent nuire à l’exercice de ses fonctions.

Article 6

L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, se conformer aux principes suivants:

1. il doit exercer ses fonctions et organiser ses affaires personnelles et professionnelles de façon à préserver la confiance dans l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité de la Société;
2. il doit avoir une conduite qui puisse résister à l’examen le plus minutieux;
3. il ne doit pas conserver d’intérêts personnels et professionnels, autres que ceux autorisés par le présent Code, sur lesquels les activités de la Société qu’il administre pourraient avoir une influence quelconque;
4. dès sa nomination, il doit éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts réelle ou potentielle de nature à entraver l’exercice de ses fonctions et la poursuite des buts de la Société; l’intérêt de la Société doit toujours prévaloir dans le cas où les intérêts du titulaire entrent en conflit avec ses fonctions officielles;
5. mis à part les cadeaux d’usage, les marques d’hospitalité et les autres avantages d’une valeur minime, il lui est interdit de solliciter ou d’accepter les transferts de valeurs économiques, sauf s’il s’agit de transferts résultants d’un contrat exécutoire ou d’un droit de propriété;
6. il lui est interdit d’outrepasser ses fonctions officielles pour venir en aide à des personnes physiques ou morales, dans leurs rapports avec Société;
7. il lui est interdit d’utiliser à son profit ou au profit d’un tiers des renseignements obtenus dans l’exercice de ses fonctions officielles et qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public;
8. ll lui est interdit d’utiliser directement ou indirectement à son profit ou au profit d’un tiers les biens de la Société, y compris les biens loués, ou d’en permettre l’usage à des fins autres que les activités officiellement approuvées; et
9. à l’expiration de son mandat, il a le devoir de ne pas tirer d’avantage indu de la charge qu’il a occupée.

Article 7

L’administrateur est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information ainsi reçue.

Article 8

L’administrateur respecte la confidentialité des discussions et échanges de ses collègues et de la Société ainsi que des décisions de ce dernier, dans la mesure où elles ne sont pas encore publiques.

Article 9

L’administrateur doit, dans l’exercice de ses fonctions, prendre ses décisions indépendamment de toutes considérations politiques partisanes.

Article 10

L’administrateur, autre que le président, qui est appelé ou invité à représenter officiellement la Société à l’externe, doit au préalable obtenir l’autorisation expresse du président et il ne peut d’aucune manière engager autrement la Société. Tout semblable engagement ou représentation doit être compatible avec les buts, les orientations et les politiques de la Société. Il en fait rapport écrit au conseil.

Article 11

L’administrateur adopte, dans ses relations avec les personnes physiques et morales faisant affaire avec la Société ainsi qu’avec le personnel de celui-ci, une attitude empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse, à agir avec équité et à éviter tout abus.

Article 12

L’administrateur doit déclarer par écrit au président ou à toute autre personne désignée par la Société, le cas échéant, tout intérêt susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts, sous peine de révocation.

Article 13

Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaires à l’exercice d’une fonction et à la poursuite des buts de la Société, ou à l’occasion de laquelle l’administrateur utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un avantage indu à une tierce personne.

Article 14

Les situations suivantes constituent, mais de manière non limitative, un conflit d’intérêts:

• l’utilisation, à ses propres fins ou au profit d’un tiers, d’informations confidentielles ou privilégiées auxquelles un membre du conseil d’administration a accès dans le cadre de ses fonctions, de même que des biens, équipements et services de la Société;
• l’utilisation par un administrateur de ses prérogatives ou fonctions en vue de rechercher un gain ou un profit ou d’en retirer un avantage personnel ou pour le profit d’un tiers;
• la participation à une délibération ou à une décision de la Société, sachant qu’un conflit réel ou potentiel existe, afin de l’influencer et d’en retirer un avantage personnel ou pour celui d’un tiers;
• la sollicitation d’une faveur, d’un emploi ou d’un contrat par un administrateur pour lui-même, pour un proche ou pour un associé.

Article 15

Dans la mesure où la transparence permet de sauvegarder le climat de confiance nécessaire à la réputation d’impartialité, d’indépendance et d’intégrité de la Société, l’existence d’une situation de conflit d’intérêts apparent n’entraîne pas en soi une impossibilité d’agir de la part de l’administrateur visé à la condition qu’il se conforme aux dispositions prévues en matière de divulgation des conflits d’intérêts.

Article 16

1. Un administrateur qui déclare avoir un intérêt susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts doit s’abstenir de prendre part à toute délibération ou décision risquant d’être entachée ou reliée de quelque façon à telle situation.
2. À cette fin, il doit notamment se retirer de la réunion ou du comité de la Société pour la durée des délibérations et du vote relatifs à la question qui le place dans une situation de conflit d’intérêts.

Article 17

Le secrétaire de la Société doit faire état dans le procès-verbal de la réunion de chaque cas de déclaration d’intérêt d’un administrateur, de son retrait de la réunion ou du fait qu’il n’a pas pris part à la discussion ou à la décision.

Article 18

1. L’administrateur doit produire au président ou à toute autre personne désignée par la Société, sous peine de révocation, dans les trente jours de sa nomination et, par la suite annuellement dans les trente jours suivant l’assemblée générale, une déclaration écrite faisant état de tout intérêt susceptible d’entrer en conflit avec sa charge d’administrateur, ainsi que des droits qu’il peut faire valoir contre la Société en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur
2. L’administrateur doit de plus déposer par écrit auprès président ou de la personne désignée par la Société une mise à jour de cette déclaration dès qu’un changement survient.
3. Le dépôt de la déclaration est consigné annuellement au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration par le secrétaire de la Société.
4. Les déclarations et leurs mises à jour sont conservées par le secrétaire de la Société dans un registre qui ne peut être consulté que par les membres du conseil d’administration.

Article 19

Le président de la Société doit s’assurer du respect du présent Code par les administrateurs.

Article 20

Toute allégation de conflit d’intérêts ou d’un acte dérogatoire au présent Code doit être portée à l’attention du président. L’administrateur visé par une allégation de conflit d’intérêts ou d’un acte dérogatoire au présent Code doit être informé par écrit par le président de la Société de l’allégation le visant. Il a droit d’être entendu par Conseil d’administration ou de déposer par écrit afin d’apporter tout éclairage pertinent. Le Conseil peut prendre avis d’un comité d’éthique constitué à cette fin, le cas échéant.

Article 21

Le Conseil d’administration, par son président, doit, après avoir pris connaissance du dossier et avoir entendu l’administrateur, reçu sa déposition écrite, le cas échéant, ou pris avis d’un comité d’éthique s’il l’estime nécessaire, informer par écrit l’administrateur de sa décision et, le cas échéant, de la sanction imposée, en indiquant les motifs de cette sanction.

Article 22

Toute allégation de conflit d’intérêts ou d’un acte dérogatoire au présent Code concernant le  président est traitée par le vice-président.

Adopté par le Conseil d’administration à sa séance du 5 mars 2018

FORMULAIRE DE DÉCLARATION DES ADMINISTRATEURS DE SOCIÉTÉ DU PATRIMOINE ET DE L’HISTOIRE DE TERREBONNE (PHT)

En tant qu’administrateur, je dois prendre connaissance du Code d’éthique et de déontologie régissant les administrateurs de la Société du patrimoine et de l’histoire de Terrebonne.

Je dois également m’engager à respecter le caractère confidentiel des renseignements reçus dans le cadre de ses fonctions et à déclarer tout intérêt susceptible d’entrer en conflit avec les devoirs de sa charge d’administrateur. À cette fin,

☐ Je déclare ne pas avoir d’intérêts susceptibles d’entrer en conflit avec les devoirs de ma charge d’administrateur.

OU

☐ Je déclare que les intérêts suivants sont susceptibles d’entrer en conflit avec les devoirs de ma charge d’administrateur:

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Je déclare avoir pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie des administrateurs de la Société. Je reconnais en saisir le sens et la portée et j’adhère aux principes et valeurs qui y sont mentionnés. Je m’engage à assumer tous les devoirs, obligations et règles énumérés dans ce Code.

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Signature

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Date

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Nom  (en caractères d’imprimerie)